Personvern i IVLIS

Kort fortalt

• IVLIS er et verktøy for å planlegge og dokumentere veiledningen av leger i spesialisering. Vi lagrer bare det som trengs for det.
• Kommunen du er tilknyttet har ansvaret for opplysningene om deg. Grensesnitt drifter løsningen for kommunen.
• Det er du, veilederen din og kommunen din som ser opplysningene om deg. Ingen andre.
• Vi bruker ikke opplysningene til noe annet, og vi selger dem aldri videre.
• Vi sporer deg ikke. De to informasjonskapslene vi bruker, holder deg bare innlogget.
• Ikke skriv om pasienter i IVLIS.
• Du kan når som helst be om å få se eller rette det vi har om deg.

Hvem har ansvaret?

Kommunen du er tilknyttet i IVLIS har ansvaret for opplysningene om deg. Det er kommunen som bestemmer hva IVLIS skal brukes til. Hvilken kommune du er tilknyttet, ser du på Min side.

Grensesnitt har laget IVLIS og drifter løsningen på vegne av kommunen. Vi gjør bare det kommunen har avtalt med oss, og har skrevet under på en databehandleravtale som sier akkurat det.

Lurer du på noe om personvern, eller vil du se eller rette opplysningene dine? Send en e-post til post@grensesnitt.no.

Hva lagrer vi om deg?

Vi lagrer bare det som trengs for å planlegge, gjennomføre og dokumentere veiledningen din.

Om deg og kontoen din

• Navn og e-postadresse
• Passordet ditt, i en form som ikke kan leses tilbake
• Rollen din i IVLIS, kommunen du er tilknyttet og om kontoen er aktiv
• Hvem som er veilederen din, eller hvilke ALIS du veileder

Det du legger inn på Min side

• Oppstartsdato og forventet dato for ferdig spesialisering
• Permisjoner
• Faglig bakgrunn, som andre spesialiteter og PhD
• Veiledererfaring, som veilederkurs og om du er spesialist i allmennmedisin
• Institusjonstjeneste, med dokumentasjon hvis du laster opp noe
• Ønsker for veiledningen

Alt dette er frivillig. Du kan endre eller fjerne det når du vil.

Det som skjer i spesialiseringsløpet

• Status på læringsmålene dine, og hvem som har evaluert og godkjent dem
• Veiledningssamtaler, med dato, tema, refleksjoner og kommentarer
• Læringsaktiviteter som kurs, gruppeveiledning, ferdighetstrening, felleskonsultasjoner, praksisbesøk og legevakter, med dokumentasjon du laster opp
• ALIS sin evaluering av veilederen sin
• Varsler du får i løsningen

Tekniske spor

• Tidspunkt for når noe ble opprettet eller endret
• E-postadresse og IP-adresse hvis du skriver feil passord, slettet etter 15 minutter
• Påloggingstokener som holder deg innlogget
• Vanlige driftslogger
• Tilbakemeldinger og feilrapporter du sender inn, med navn, e-postadresse, rolle, kommune, hvilken side du var på, nettleser, kommentaren din og eventuelt skjermbilde

Hvor opplysningene kommer fra

Det meste legger du inn selv. Kommunen registrerer navn, e-postadresse, rolle og kommune når du blir invitert. Veilederen din eller ALIS-en din registrerer samtaler, evalueringer og tilbakemeldinger som gjelder deg. Tidspunkter og logger lages automatisk.

IVLIS er ikke laget for pasientopplysninger. Ikke skriv om pasienter eller andres helse i refleksjoner, kommentarer eller tilbakemeldinger.

Hvorfor lagrer vi dette?

Kommunen har plikt til å legge til rette for veiledning av leger i spesialisering, og til å dokumentere veiledningen og læringsmålene som er oppnådd. Det står i spesialistforskriften. IVLIS er verktøyet kommunen bruker til det, og det er dette som gir kommunen lov til å behandle opplysningene dine (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e).

Vi bruker også opplysningene til å:

• sende deg e-post om invitasjoner, nytt passord og hendelser i løsningen
• sikre løsningen mot misbruk, blant annet ved å sperre innlogging etter mange mislykkede forsøk
• gi deg hjelp og rette feil

De to siste gjør vi fordi det er i både vår og din interesse at løsningen er trygg og virker (artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Brukes IVLIS av en privat virksomhet og ikke en kommune, er grunnlaget avtalen du har med virksomheten, eller virksomhetens berettigede interesse.

Hvem kan se opplysningene dine?

Hva du kan se i IVLIS, avhenger av rollen din. Det sjekkes på tjeneren hver gang.

• Du ser alt som er registrert om deg.
• Veilederen din ser spesialiseringsløpet til de ALIS-ene vedkommende er veileder for.
• ALIS ser hvem som er veilederen sin, og det veilederen skriver om samtaler og læringsmål.
• Kommunal leder og kommunal administrator ser brukerne i sin egen kommune. De bruker det til å opprette kontoer, koble veiledere og ALIS, og følge med på at veiledningen gjennomføres. Kommunal leder kan også lese ALIS sin evaluering av veilederen.
• Grensesnitt har tilgang på tvers av kommuner for å drifte løsningen og hjelpe deg når noe ikke virker.

Hvem hjelper oss med å drifte IVLIS?

Vi får hjelp av noen få leverandører. De gjør bare det vi ber dem om, og har skrevet under på databehandleravtaler.

• Grensesnitt utvikler og drifter IVLIS, og gir brukerstøtte. Norge.
• Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited) kjører applikasjonen og databasen, og lagrer filene du laster opp. Datasenteret ligger i Belgia.
• Mailchimp Transactional (The Rocket Science Group LLC) sender e-post fra IVLIS. Ser navnet ditt, e-postadressen din og innholdet i e-posten. USA.
• Trello (Atlassian) tar imot feilrapporter og tilbakemeldinger du sender inn. Ser navn, e-postadresse, rolle, kommune, kommentaren din og eventuelt skjermbilde. USA.

Mailchimp og Trello behandler opplysningene i USA. Begge er godkjent under EU–US Data Privacy Framework, som EU har bestemt gir like godt vern som i Europa. I tillegg har vi EUs standardavtaler med dem.

Faginnholdet i løsningen, som læringsmål og samtaletips, henter vi fra publiseringsverktøyet Sanity. Det inneholder ingen opplysninger om deg.

Vi selger aldri opplysningene dine, og gir dem ikke til andre enn dem som står her, med mindre loven pålegger oss det.

Hvor lenge beholder vi opplysningene?

Vi beholder opplysningene så lenge du bruker IVLIS.

Noe slettes automatisk:

• Mislykkede innloggingsforsøk slettes etter 15 minutter.
• Lenker for nytt passord virker i 24 timer.
• Innloggingen din utløper etter 7 dager, eller når du logger ut.
• Filer du har lastet opp, slettes sammen med aktiviteten de hører til.

Slettede opplysninger kan ligge i sikkerhetskopier i inntil 7 dager før de overskrives.

Informasjonskapsler

Vi bruker to informasjonskapsler, og begge trengs for å holde deg innlogget. Vi har ingen informasjonskapsler for analyse, markedsføring eller sporing, og vi bruker ingen sporingsverktøy fra andre.

• auth-token forteller tjeneren hvem du er. Utløper etter kort tid, og fornyes mens du er innlogget.
• RefreshToken lar deg være innlogget uten å skrive passordet på nytt. Varer i inntil 7 dager, eller til du logger ut.

Nødvendige informasjonskapsler krever ikke samtykke. Begge er beskyttet slik at skript i nettleseren ikke kan lese dem, og de sendes bare over kryptert forbindelse. Sletter du dem i nettleseren, blir du logget ut.

Slik tar vi vare på opplysningene

• All trafikk mellom deg og IVLIS er kryptert.
• Passordet ditt lagres aldri i klartekst.
• Tjeneren sjekker rollen din for hver eneste forespørsel.
• Innlogging sperres en stund etter gjentatte mislykkede forsøk.
• Filer du laster opp, ligger i et lukket lagringsområde som ikke er åpent på nett.
• Bare de hos Grensesnitt som trenger det for drift og brukerstøtte, har tilgang til driftsmiljøet.

Dette kan du bestemme selv

Opplysningene handler om deg, og du har rett til å:

• se hva vi har lagret om deg
• få rettet det som er feil
• få utlevert det du selv har lagt inn, i et format du kan ta med deg
• be oss stoppe eller begrense behandlingen

Mye kan du endre selv på Min side. Resten ordner du ved å sende en e-post til post@grensesnitt.no. Vi svarer så fort vi kan, og senest innen 30 dager. Send e-posten fra adressen du er registrert med, så vet vi at det er deg.

IVLIS tar ingen avgjørelser om deg automatisk. Progresjonen på læringsmålene regnes ut fra det som er registrert, men det er alltid mennesker som evaluerer og godkjenner.

Klage

Mener du at vi behandler opplysningene dine feil? Ta gjerne kontakt med oss først, så retter vi opp. Du kan også klage til Datatilsynet.

Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo
www.datatilsynet.no

Når vi endrer denne siden

Vi oppdaterer denne siden når løsningen eller reglene endrer seg. Er endringene viktige, sier vi fra i løsningen. Datoen øverst viser når siden sist ble oppdatert.